Wir freuen uns, dass du unsere Webseite besuchst und dich für uns interessierst. Der Schutz deiner personenbezogenen Daten, die wir anlässlich deines Besuchs auf unserer Homepage speichern, ist uns wichtig.

Mit den folgenden Hinweisen möchten wir dich allgemein über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns informieren, soweit sie beim Besuch unserer Seite anfallen.
Zusätzlich erhältst du einen Überblick über deine Rechte aus den Datenschutzgesetzen.

1. Die verantwortliche Stelle ist:

• Studierendenwerk Vorderpfalz AöR
  Xylanderstraße 17
  76829 Landau in der Pfalz
  Telefon:+49 6341 9179-0
  E-Mail: datenschutz@dz-cp.de
  Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst du unter:
  Studierendenwerk Vorderpfalz AöR- Datenschutzbeauftragter
  Xylanderstraße 17
  76829 Landau in der Pfalz
  E-Mail: datenschutz@dz-cp.de

2. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

2.1. Automatisch verarbeitete Webserver-Daten
Beim Besuch unserer Webseite speichert unser Webserver automatisch eine Reihe von Protokollinformationen. Wir werten diese Daten nur zu statistischen Zwecken, aus Gründen der Systemsicherheit (z.B. zum Schutz vor Missbrauch) und zur Fehlerdiagnose aus.
Zu den automatisch verarbeiteten Daten gehören:

• Domain-Name bzw. IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Name der aufgerufenen Seite,
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.),
• verwendetes Betriebssystem,
• verwendete Sprache und Name des Internet Service Providers,
• Zeitpunkt des Aufrufs,
• übertragene Datenmenge,
• Typ und Version des verwendeten Browsers,
• Internetseite, von der aus die Datei aufgerufen wurde.

Diese Daten werden nur vorübergehend gespeichert, das heißt normalerweise 7 Tage und nur in besonderen Problemsituationen länger, bis die Probleme gelöst sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, denn die Funktionsfähigkeit des Webauftritts liegt im besonderen Interesse unseres Unternehmens.

2.2. Cookies
Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Cookie-Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die technische Funktionsfähigkeit des Webauftritts von diesen Cookies abhängt, denn dies liegt im besonderen Interesse unseres Unternehmens.
Für Cookie-Daten, die ohne technisch zwingende Notwendigkeit verarbeitet werden, bitten wir dich zuvor um deine Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher hast du als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies.
Widerruf: Wenn du deine Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen willst, dann kannst du das hier tun:
Zustimmung zu Cookies widerrufen

2.3. Webanalyse-Tool
In der der Serverstatistik werden automatisch solche Daten gespeichert, die dein Browser an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp/-version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)
• Uhrzeit der Serveranfrage
• den Suchbegriff mit dem du - beispielsweise über Google - diese Seite gefunden haben.

Diese Daten sind in der Regel nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen, die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

2.4. Social Media
Aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken verzichten wir auf die direkte Einbindung von Social-Plugins, wie z. B. den "Like"-Button von Facebook, Instagram, Twitter, youtube o. ä. auf unseren Seiten. Die Schaltflächen (Buttons) auf den Webseiten des Studierendenwerks lösen unmittelbar keine Aktionen bei Social Media-Anbietern aus. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch die jeweiligen Social Media-Anbieter sowie deine diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre, entnimm bitte den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Social Media-Anbieters.

2.5. Analoge Kontaktaufnahme
Die Nutzung digitaler Formulare birgt natürlich auch Risiken durch die unerlaubte Aneignung von Daten durch Dritte. Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen auf dem modernsten technischen Stand kann ein Restrisiko nicht ausgeschlossen werden. Daher bieten wir allen Kund*innen zu all unseren Leistungen auch eine analoge Kontaktaufnahme per Post an. Sende uns bitte dein Anliegen per Post an:
Studierendenwerk Vorderpfalz AöR
- betreffende Abteilung -
Xylanderstraße 17
76829 Landau in der Pfalz

2.6. Nutzung Onlineformulare
Die bereitgestellten Onlineformulare kannst du dir herunterladen und uns ausgefüllt per Mail oder Post zukommen lassen. Hier werden keine Daten auf unserer Homepage gespeichert.

Mit den folgenden Hinweisen möchten wir dich allgemein über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns informieren. Zusätzlich erhälst du einen Überblick über deine Rechte aus den Datenschutzgesetzen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kannst du dich wenden?

• Die verantwortliche Stelle ist: Studierendenwerk Vorderpfalz AöR
  Xylanderstraße 17
  76829 Landau in der Pfalz
  Telefon:+49 6341 9179-0
  E-Mail: datenschutz@dz-cp.de
  Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst du unter:
  Studierendenwerk Vorderpfalz AöR- Datenschutzbeauftragter -
  Xylanderstraße 17
  76829 Landau in der Pfalz
  E-Mail: datenschutz@dz-cp.de

Woher erhalten wir personenbezogene Daten?
Wir erhalten die personenbezogenen Daten in den meisten Fällen direkt von dir.Für einen Teil der Verarbeitungen erhalten wir personenbezogene Daten auch von anderen Stellen:

• Von Hochschulen erhalten wir Angaben zum studentischen Status, beispielsweise über Austauschstudenten.
• Von der kommunalen Verwaltung erhalten unsere Kitas Angaben über Bewerber für einen Kita-Platz.
• Von Zahlungsdienstleistern (z.B. Banken) erhalten wir gegebenenfalls Daten, beispielsweise über Mietzahlungen.

Wofür verarbeiten wir personenbezogene Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben aus dem Landeshochschulgesetz:

• zum Betrieb von studentischen Wohnanlagen,
• zum Betrieb von Verpflegungsbetrieben (z.B. Mensen),
• zur Förderung kulturellen, sozialer und sportlicher Interessen von Studierenden,
• zu finanziellen Studienhilfen,
• zum Betrieb von Kinderbetreuungseinrichtungen,
• für Maßnahmen zur Gesundheitsförderung und zur Sozial- und Rechtsberatung,
• zur Förderung und Unterstützung der Mitglieder und Angehörigen der Hochschulen.

Wir verarbeiten auch personenbezogene Daten zur Vorbereitung und Durchführung von Verträgen mit Mietern, Gästen (z.B. in Mensen) und anderen Geschäftspartnern.
Wir verarbeiten ebenfalls Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, beispielsweise Steuer- und Finanzdaten, Meldedaten und statistische Daten, und zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, beispielsweise Daten aus der Kommunikation mit Hochschulen, Behörden, Studierenden, Geschäftspartnern, Besuchern und Gästen.

Das berechtigte Interesse ergibt sich aus dem jeweiligen Anlass des Vorgangs.
Mit besonderer Einwilligung der betroffenen Personen verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur besseren Betreuung von Studierenden, Gästen und Beschäftigten, wie beispielsweise Gesundheitsdaten von Kindern oder Studierenden, sowie zur Begleitung von besonderen Härtefällen. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Zusätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten für allgemeine Verwaltungszwecke und zur Begründung, Durchführung und Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen.

An welche Empfänger geben wir personenbezogene Daten?
Wir geben personenbezogene Daten an folgende Stellen weiter:

• Banken und andere Zahlungsdienstleister (z.B. Lastschriftdaten),
• Versicherungen (z.B. Krankenversicherungen, Rentenversicherung),
• Behörden (z.B. kommunale Stellen, Jugendamt, Meldeamt, Agentur für Arbeit, Landesoberkasse),
• Hochschulen, Wohnheimtutoren, studentische Selbsthilfeorganisationen,
• Rechtsanwälte und Inkassostellen,
• Aufsichtsbehörden (z.B. statistische Daten),
• Deutsches Studentenwerk (statistische Daten).
• Wohnheimbewerbungsdienst IPack der tl1 GmbH Software-Entwicklung
• Bewerbungsmanagement-Dienst Bite der Bite GmbH

Über die zuvor genannten Empfänger hinaus haben wir spezialisierte Dienstleister beauftragt, uns beim Betrieb unserer IT-Anwendungen zu unterstützen, dazu zählen beispielsweise Webhoster, Softwareanbieter, Systemadministratoren und Rechenzentrumsbetreiber. Diese Stellen haben teilweise Zugriff auf personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung ihrer Leistungen.

Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, bis der Zweck der Speicherung erfüllt ist. Dabei haben wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu wahren, deren Ablauf wir abwarten müssen, ehe wir Daten löschen.

• Für Buchführungsgrundlagen besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
• Für Verträge und Geschäftsbriefe besteht eine Frist von sechs Jahren, bei Schadensersatzansprüchen bis zu 30 Jahren.
• Daten von Bewerber*innen für einen Wohnanlagenplatz werden nach zwei Jahren gelöscht.
• Pädagogische Daten der Kindertagesstätten werden gelöscht, wenn dein Kind die Einrichtung verlassen hat.
• Daten von Bewerbern für eine Beschäftigung werden nach sechs Monaten gelöscht, Lohnbelege nach sechs Jahren.
• Daten zur Gesundheit von Beschäftigten werden nach fünf Jahren gelöscht.
• Webserver-Protokolldaten werden nach sieben Tagen gelöscht, soweit nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

Ist die Bereitstellung von personenbezogenen Daten vorgeschrieben?

• Bei allen öffentlich geförderten Leistungen (z.B. bei Wohnanlagen, Mensaverpflegung und Kitaplätze) ist die Bereitstellung von Daten gesetzlich vorgeschrieben, damit die Bezugsberechtigung nachgewiesen werden kann. Ohne diese Angaben dürfen wir die Leistungen nicht erbringen.Im Zusammenhang mit Verträgen (z.B. Mietverträge) erfragen wir teilweise Daten, um unsere Leistungen optimal anbieten zu können, beispielsweise Fragen zu besonderen Wünschen, zur Behinderung oder zu Härtefällen. Diese Angaben sind stets freiwillig, jedoch können wir ohne diese Angaben unsere Leistungen nicht optimal erbringen. Für Beschäftigungsverhältnisse gibt es gesetzliche Pflichten zur Angabe von Daten, beispielsweise steuerliche und versicherungsrechtliche Angaben. Ohne diese Angaben kann kein Beschäftigungsverhältnis begründet werden.

Werden personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt?

• Nur im Rahmen der Kommunikation mit ausländischen Studierenden werden Daten in Drittländer übermittelt, beispielsweise bei der Bewerbung um einen Wohnheimplatz.

Welche Datenschutzrechte haben betroffene Personen?

• Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über ihre Daten, auf Berichtigung von Daten, die Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch besteht im gesetzlich vorgegebenen Rahmen das Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus berechtigtem Interesse des Unternehmens und gegen automatisierte Entscheidungen. Betroffene haben ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Stand September 2023